Disposer d’un processus Achat solide formalisé, connu par les bons acteurs de l’entreprise et appliqué conformément à cette formalisation est aujourd’hui essentiel pour toute entreprise moderne ayant une activité Achat, à l’international ou non. Le niveau de détail du processus et sa déclinaison en procédures et autres modes opératoires sera plus ou moins important selon le contexte de l’entreprise, le volume d’Achat, le risque et la criticité associés aux produits et services achetés, ainsi qu’à la relation avec les fournisseurs. Nous pouvons considérer dans ce cas qu’une telle entreprise a adopté une démarche qualité Achat.
Au-delà de cette base essentielle, si l’entreprise est certifiée ISO 9001 ou a vocation à l’être, elle doit également montrer qu’elle se conforme continuement aux exigences du chapitre 7.4 de la norme ISO 9001, en particulier selon les 3 sections suivantes de la norme :
Exigences concernant le processus Achat (section 7.4.1 de la norme) :
- l’organisme (lire l’entreprise) doit assurer que le produit acheté est conforme aux exigences d’achat spécifiées ;
- le type et l’étendue de la maîtrise appliquée au fournisseur et au produit acheté doivent dépendre de l’incidence du produit acheté sur la réalisation ultérieure du produit ou sur le produit final ;
- l’organisme doit sélectionner et évaluer les fournisseurs en fonction de leur aptitude à fournir un produit conforme aux exigences de l’organisme ;
- les critères de sélection, d’évaluation et de réévaluation doivent être établis ;
- les enregistrements des résultats des évaluations et de toutes les actions nécessaires résultant de l’évaluation doivent être conservés (voir chapitre 4.2.4 de la norme ISO, non développé ici).
Exigences concernant les informations relatives aux Achats (section 7.4.2 de la norme) :
- les informations relatives aux achats doivent décrire le produit à acheter, y compris, selon le cas :
- les exigences pour l’approbation du produit, des procédures, des processus et des équipements ;
- les exigences pour la qualification du personnel ;
- les exigences relatives au système de management de la qualité
- l’organisme doit assurer l’adéquation des exigences d’achat spécifiées avant de les communiquer au fournisseur.
Exigences concernant la vérification du produit acheté (section 7.4.3 de la norme) :
- l’organisme doit établir et mettre en œuvre le contrôle ou autres activités nécessaires pour assurer que le produit acheté satisfait aux exigences d’achat spécifiées ;
- lorsque l’organisme ou son client a l’intention d’effectuer des vérifications chez le fournisseur, l’organisme doit faire état dans les informations relatives aux achats des dispositions pour la vérification et les modalités de libération du produit prévues.
Adopter une démarche qualité Achat – avec comme base un processus Achat solide et partagé – est essentiel pour asseoir la crédibilité de l’organisation Achat en interne auprès des acteurs de l’entreprise et en externe vis-à-vis des fournisseurs.
Etre ISO 9001 est un plus obligatoire si l’entreprise est certifiée et nécessaire pour assurer une cohérence d’ensemble au niveau de l’entreprise.
Certains pourront considérer que la certification se traduit par des contraintes et qu’elle entraîne des lourdeurs administratives (procédures). Néanmoins, nous pouvons porter un regard positif sur ces contraintes et les voir comme autant d’éléments structurants. La direction Achat de l’entreprise peut bien sûr atténuer ces contraintes en faisant en sorte qu’elles soient gérées grâce à des outils et systèmes agiles (par exemple, pour l’évaluation des fournisseurs) qui contribueront par ailleurs à solidifier le processus Achat et les pratiques associées.
Une fois en place, l’ensemble permet alors de gagner du temps et de l’efficacité et favorise ainsi les conditions de création de valeur recherchée par l’entreprise.
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