Conduire une Consultation Achat en suivant une démarche fonctionnelle efficace favorise l’innovation fournisseurs dans leurs réponses à la consultation.
En Achat, l’analyse fonctionnelle permet, pour exprimer un besoin de produit ou de service à acheter, de raisonner en termes de fonctions que le produit ou le service doit couvrir plutôt qu’en termes de moyens ou solutions techniques connus d’avance. On laisse ainsi aux fournisseurs consultés le soin de répondre aux fonctions demandées par des solutions dont ils ont l’expertise (c’est leur métier). Cette façon de procéder laisse par ailleurs aux fournisseurs une part importante d’innovation dans les solutions qu’ils vont proposer et donc ouvrir encore plus le champ de la concurrence.
Le besoin correspond aux attentes des demandeurs décrites par une somme de fonctions. Chaque fonction est exprimée sous la forme d’un verbe à l’infinitif avec ses compléments. Pour chaque fonction, on définit un ensemble de critères qui permettent de mesurer a priori le niveau de satisfaction potentiel qu’une solution proposée par un fournisseur apportera à la fonction.
Un Cahier des Charges Fonctionnel (CdCF) est au minimum constitué des éléments suivants :
- la présentation générale du besoin ;
- les fonctions exprimant le besoin ;
- pour certaines fonctions, des informations complémentaires nécessaires (souvent appelées DTO comme Dossiers Techniques Organisationnels) ;
- les critères d’appréciation de chacune des fonctions.
On distingue 3 types de fonctions de base :
- les fonctions Qualité (obligatoires) qui décrivent le besoin sous tous ses aspects sauf le coût et les objectifs de progrès et dont les critères peuvent : soit évaluer le niveau de compréhension du besoin (avant-projet, suggestions, …), soit mesurer les capacités potentielles du fournisseur à satisfaire le besoin (références, outils industriels, organisation prévue, …) ;
- la fonction Coût qui peut, le cas échéant, avoir la formulation suivante : proposer (ou avoir) un coût minimum et dont le critère est un montant exprimé en unités monétaires ;
- la fonction Progrès, suivant le cas, dont les critères sont les pourcentages d’améliorations, en général annuels, sur certains aspects pris en considération.
A titre d’exemple, on trouvera ci-après un cahier des charges fonctionnel relatif au besoin d’une prestation de Maintenance de parc de pompes.
Cotation fonctionnelle des offres fournisseurs et choix fournisseur final
L’objectif final de la cotation fonctionnelle est, pour l’équipe projet Achat, d’obtenir un classement transparent des offres fournisseurs suivant les fonctions constitutant le CdCF et permettant de choisir de manière naturelle et objective le fournisseur à qui sera confié le contrat.
Le projet d’Achat doit être mené en équipe et suivre un processus de consultation clair et partagé au niveau de l’entreprise. L’acheteur a bien sûr un rôle particulier : en plus d’être le garant de la démarche, de la méthode et des outils employés, il doit s’assurer que l’équipe est constituée des bonnes personnes (représentant(s) des clients internes, expert(s), responsable Bureau d’études, animateur qualité, …), et animer cette même équipe en sollicitant les bonnes personnes aux bons moments. En particulier, c’est l’acheteur qui animera la session d’élaboration du CdCF ce qui suppose que notamment il maîtrise l’analyse fonctionnelle et qu’il a également des qualités d’écoute et de recherche de compromis. L’acheteur s’appuiera sur ces mêmes compétences pour coordonner et animer la session de cotation fonctionnelle des offres.
La cotation fonctionnelle consiste à :
- hiérarchiser les fonctions par ordre d’importance en leur affectant un coefficient de pondération ou poids ;
- hiérarchiser, pour chacune des fonctions, les critères par ordre d’importance en leur affectant un coefficient de pondération ou poids ;
- mesurer objectivement la satisfaction a priori apportée par chaque offre fournisseur à chaque fonction ;
- calculer une note Qualité + Coût + Progrès (suivant le cas) ; les valeurs calculées sont des outils d’aide à la négociation et à la prise de décision.
Pour que le classement final des offres et le choix final du fournisseur soient réellement partagés de manière objective par tous les membres de l’équipe projet Achat, il est essentiel que la démarche de cotation fonctionnelle soit menée de manière collégiale par l’équipe en prenant soin par ailleurs de réaliser l’exercice de hiérarchisation/pondération des fonctions et des critères avant la consultation elle-même, au plus tard avant l’analyse des offres et au plus tôt juste après la l‘élaboration du CdCF).
Il existe différentes variantes en matière d’approche de cotation fonctionnelle et notamment concernant les conventions pour la pondération des fonctions et critères et le calcul de la note finale. Ci-après, nous définissons une convention possible suivie d’un exemple de cotation fonctionnelle s’appuyant sur cette convention.
Coefficients de pondération :
- Fonctions Qualité :
- 6 pour la(es) fonction(s) principale(s)
- 3 à 1 pour les autres fonctions en regard de l’importance que l’équipe projet estime devoir leur donner
- Q = total des coefficients qualité
- Fonction Coût :
- Calculé en % de l’importance que l’on veut donner aux aspects qualitatifs (X%) par rapport aux aspects financiers (Y%)
- C = coefficient Coût = Q/X x Y
- Fonction Progrès
- Raisonnement analogue à ci-avant mais en comparant à la notion de Coût
- P = coefficient de Progrès = B/Y’ x Z
- Z représente l’importance en % de la fonction Progrès par rapport à la fonction Coût Y’
La cotation fonctionnelle s’effectuera par l’attribution de notes de 0 à 5 selon les principes suivants :
- Pour la fonction Qualité, l’équipe note l’adéquation des réponses aux critères
- Pour la fonction Coût, l’équipe note inversement au montant de l’offre (acquisition seule ou TCO)
- Pour la fonction Progrès, l’équipe note en fonction des % d’amélioration qui sont proposés
Pour chaque fournisseur, la valeur du score total sera égale à :
Somme des (coefficients Qualité x notes) + coefficient Coût x note + coefficient Progrès x note
Le tableau ci-après reprend l’exemple de la maintenance des pompes, déjà mentionné ci-avant, en précisant les coefficients de pondération des fonctions et des critères et les notes attribuées à chaque fournisseur, critère par critère. On constate ainsi sur cet exemple que le fournisseur FRN#2 obtient le plus grand score total et apparaît donc comme le vainqueur naturel final de la consultation que l’équipe projet Achat désignera.
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