L’objectif de la l’Appel d’Offre ou Consultation est de sélectionner le(s) fournisseur(s) répondant le mieux à un besoin exprimé et ainsi lui/leur confier le contrat de fourniture de ce besoin. Le stade de l’Appel d’Offre est constitué des étapes 5, 6 et 7 du Processus Achat.
Le besoin est exprimé dans un cahier des charges (idéalement fonctionnel) adressé dans l’Appel d’Offres.
Le fournisseur est sélectionné suite à la comparaison des offres de tous les fournisseurs consultés, elle-même éventuellement suivie d’une négociation finale.
Au même titre que le stade de Qualification, l’Appel d’Offres est clairement une pratique cruciale pour les entreprises. Elle doit être menée avec rigueur et, si possible, ne pas inclure le stade de pré-qualification qui doit être idéalement mené de manière séparée et réalisé en amont de l’Appel d’Offres.
Quelles que soient leurs motivations, on observe que de plus en plus d’entreprises ont des pratiques d’appel d’offres solides, s’appuient sur un processus clair, et les plus avancées d’entre elles adoptent une solution informatique adaptée pour structurer leur démarche d’Appel d’Offres et la rendre plus efficace.
Ceci étant dit, quels sont les pratiques et facteurs-clés d’une réussite durable de votre démarche de Consultation.
- Gardez toujours à l’esprit qu’en final on a les fournisseurs que l’on mérite.
- Formalisez un processus d’appel d’offres / consultation clair(* voir plus bas) et faites en sorte qu’il soit clairement partagé au sein de l’entreprise avec les bons acteurs, notamment ceux qui feront partie de l’équipe d’appel d’offres.
- Préparez chaque appel d’offres en équipe pluridisciplinaire. Cette équipe, si elle est bien sûr idéalement animée/coordonnée par l’acheteur, doit être constituée de personnes compétentes dans chaque domaine concerné par l’appel d’offres.
- Elaborez le cahier des charges (idéalement fonctionnel) de consultation de manière collégiale. Il ne doit pas être imposé aux prescripteurs sous prétexte que vous seriez le professionnel de l’Achat; à l’inverse, veillez à ce que les prescripteurs seuls n’élaborent pas ce cahier des charges sans vous demander votre avis, sous prétexte que ce sont eux qui sont à la base de l’expression du besoin… Prenez soin par ailleurs au cours de cette étape à bien pondérer les fonctions et les critères de notation des offres à venir, en amont de la réception de ces offres; le faire après la lecture des offres peut suivant le cas biaiser l’appel d’offres, ce qui n’est bien sûr pas souhaitable.
- Une fois que vous avez reçu les offres des fournisseurs, donnez le temps à votre équipe de les lire, suivant le cas dans un premier temps sans nécessairement soumettre à vos membres d’équipe la partie financière des offres dont le regard premier a parfois tendance à polluer leur analyse.
- Notez les offres de façon collégiale. Si vous préparez bien votre affaire, en préparant votre outil de scoring, cette étape peut durer 60 minutes ce qui optimisera le temps de votre équipe et qui accessoirement vous crédibilisera encore davantage à leurs yeux; n’oubliez pas que vous êtes l’animateur/coordinateur de la démarche.
- Prenez la décision finale du (ou des) fournisseur(s) retenu(s) de façon collégiale. Surtout n’imposez rien et évitez de laisser à penser que c’est vous qui décidez de tout en matière Achat sous prétexte que vous êtes acheteur.
- Enfin, éventuellement, adoptez une solution informatique adaptée. Néanmoins, ne vous précipitez pas, faites-le le jour où vous sentirez que votre organisation est suffisamment mature en regard des pratiques de base mentionnées ci-avant; si vous le faites trop tôt, le risque d’échec est plus important.
Et, bien sûr, faites-vous plaisir !
* Processus d’appel d’offres / consultation = étapes 5, 6 et 7 mentionnées plus haut pouvant être détaillées davantage comme suit.
Une fois que le CdCF est rédigé, le processus de consultation consiste à :
- établir le dossier de consultation (RFP : Request for Proposal / RFQ : Request for Quotation)
- déterminer le mode de la consultation soit par la voie traditionnelle en adressant le dossier de consultation par courriel ou courrier postal, soit par la voie électronique en déposant le dossier de consultation sur une plateforme Achat en ligne (ou e-Achat ou e-Sourcing)
- analyser les offres et présélectionner quelques fournisseurs parmi ceux consultés
- négocier ou procéder à une enchère
- décider
- contractualiser (contrat ou accord cadre)
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