Issu de la cession en 2012 de l’activité Alumines de spécialité par Rio Tinto au fond d’investissement HIG Capital Europe, Alteo est le premier producteur mondial d’alumines non-métallurgiques, avec 4 usines en Europe dont trois en France. En relation avec de nombreux fournisseurs, pour la plupart récurrents, soucieux d’en piloter la performance et confronté aux exigences de la certification ISO 9001, Alteo s’est doté de l’application full-web eSRM pour évaluer ses fournisseurs.
Patrick Schneider, directeur des Achats du groupe Alteo, témoigne des avantages qu’apporte cette solution.
Après avoir appartenu successivement à Pechiney, Alcan puis Rio Tinto, l’activité Alumines de spécialité est devenue en 2012 Alteo, aujourd’hui premier producteur intégré d’alumines de spécialité au monde. Les produits fabriqués dans les 4 usines du groupe sont destinés à de nombreux marchés : céramiques, réfractaires, abrasifs, verres spéciaux et ignifugation. Alteo emploie 700 personnes dont 400 sur le site de Gardanne (Bouches du Rhône), le plus gros site de production qui est également le siège social du groupe.
L’outil eSRM co-conçu par Alma et Altaïs Conseil est aujourd’hui utilisé sur les 3 sites français d’Alteo (Gardanne, Beyrède et la Bathie).
Un outil pour prouver très facilement sa conformité à la norme ISO 9001
Si eSRM couvre plusieurs fonctions (gestion des profils fournisseurs, gestion des non-conformités, évaluation de la performance des fournisseurs), le besoin initial portait essentiellement sur l’évaluation de la performance, en particulier dans le cadre de la certification ISO 9001 et l’exigence d’une évaluation continue des fournisseurs.
Dans le cadre de revues de contrat périodiques liées à des activités récurrentes avec les fournisseurs, l’ERP (SAP) fournit certes quelques outils pour leur évaluation, mais ne permet aucune formalisation et il est très lourd d’apporter les preuves de conformité aux exigences de la norme. « Nous avions clairement un manque au niveau de l’évaluation des fournisseurs, que comble le système eSRM. Celui-ci permet d’assurer la continuité et la périodicité dans l’évaluation, il fournit un historique complet pour les audits et de ce fait, il est complémentaire de SAP », constate Patrick Schneider.
Une évaluation annuelle des fournisseurs
Sur les quelques 800 fournisseurs potentiellement évaluables dans le groupe (achats récurrents), les évaluations via eSRM ne portent que sur 20 à 30 fournisseurs par an, comptant parmi les plus importants. Les fournisseurs de commodités (par exemple le conditionnement) sont par ailleurs évalués plus globalement lors de réunions annuelles.
Chaque année, les acheteurs et les responsables opérationnels décident ensemble des fournisseurs à évaluer avec eSRM, en prenant en compte leur impact en termes de sécurité sur les sites, de risques environnementaux, de qualité et de criticité sur la production.
Une fois les fournisseurs sélectionnés, l’évaluation est lancée. Chaque acheteur en charge d’un fournisseur valide la liste des personnes à qui sera envoyé un questionnaire d’évaluation prédéfini au niveau de l’entreprise. En général 4 à 10 collaborateurs en lien avec le fournisseur participent à l’enquête. L’administration des interviews est très simple, chacun recevant un mail l’invitant à répondre au questionnaire en ligne. Les évaluateurs notent le niveau de performance du fournisseur en quelques clics. eSRM gère le suivi des réponses et les relances aux personnes qui n’auraient pas encore répondu.
Un processus d’évaluation de la performance collaboratif et structuré
Le système fournit un cadre complet à l’évaluation des fournisseurs et permet de tracer toute l’information saisie. Les collaborateurs sont invités à saisir leurs commentaires et pas seulement à noter les fournisseurs sur les différents critères prévus. « Au fond, ce n’est pas tant la note qui compte, mais la démarche », explique Patrick Schneider. « Il faut en effet savoir prendre du recul, par exemple, une mauvaise note induite par un épiphénomène ne sera pas réellement significative. L’intérêt du système est de permettre à chacun de donner son avis, d’abord en répondant au questionnaire puis lors des réunions d’évaluation. C’est un gros changement par rapport aux revues traditionnelles où tout le monde s’exprimait en même temps et où celui qui parlait le plus fort voyait son avis l’emporter sur celui des autres ! »
Un autre avantage de la solution eSRM est de permettre l’auto-évaluation du fournisseur, qui est également invité à répondre au questionnaire en ligne. Il peut être en effet très instructif de pointer les différences de perception entre le fournisseur et les collaborateurs en interne. Il est très facile de transmettre ensuite au fournisseur les actions correctives qui lui sont suggérées.
« eSRM permet une évaluation plus complète et plus objective, tout en facilitant la formalisation des actions à mettre en œuvre, même si les plans d’actions sont pilotés en dehors du système dans le cadre des revues de contrat », poursuit Patrick Schneider. « Le système permet une fois par an de prendre une photo de la situation de chaque fournisseur. Nous détectons rarement des scoops mais cela permet de formaliser la relation et de faire un point une fois par an avec toutes les personnes impliquées. »
Un outil simple et autonome
eSRM a été comparé à d’autres Systèmes d’Information Achat, y compris des outils de e-achat dévolus en premier lieu à la gestion des appels d’offres. Tous ont été jugés moins pratiques et beaucoup plus lourds à administrer pour l’évaluation des fournisseurs. Ainsi Patrick Schneider se félicite de la facilité d’utilisation de eSRM dans le cadre d’un périmètre fonctionnel précis. « Nous avons des outils pour la veille, la gestion des appels d’offre et la gestion des incidents et nous tenons absolument à proscrire les lourdeurs, en évitant par exemple de créer des passerelles entre applications quand ce n’est pas nécessaire. En cela eSRM est un outil simple, qui se suffit à lui-même et qui répond parfaitement à notre besoin d’évaluation périodique des fournisseurs », conclut-il.
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Pour en savoir plus, consulter la page eSRM.
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